作為企業(yè)客戶，尤其是中小企業(yè)客戶、預(yù)算有限的客戶，如何選擇視頻會議系統(tǒng)呢？這個問題的答案并不復(fù)雜，主要的選擇模式無外乎有三種。
第一， 看別人用了什么，看政府機(jī)關(guān)用了什么、中石油，中石化這些巨頭用了什么、或者去看自己的兄弟企業(yè)，行業(yè)伙伴用了什么；第二，看誰的視頻會議系統(tǒng)更為先進(jìn)、介紹花哨、科技名詞多、專利技術(shù)強(qiáng)大；第三，通過深入研究自己的業(yè)務(wù)流，找到自己到底需要什么，購買合適且開放易于升級的產(chǎn)品。
不過，高清視頻會議系統(tǒng)的意義還不只于“人和人的溝通”，他還是“人和物”的溝通的好幫手——在這一點上，傳統(tǒng)遠(yuǎn)程通信技術(shù)無法與之媲美。通過高清視頻，能夠?qū)崟r展示對具體產(chǎn)品、文件的“操作、調(diào)試、應(yīng)用和最終效果”。對于視頻會議的此種神效，可以拿遠(yuǎn)程銷售行業(yè)做例子說明：對于傳統(tǒng)的電話銷售，人們理解產(chǎn)品完全靠聽、說、問和日常經(jīng)驗的參照。但是，變成了電視銷售，則可以具體演示、展現(xiàn)產(chǎn)品細(xì)節(jié)，達(dá)到最接近真實使用的推銷效果�！曨l會議系統(tǒng)所延伸出的這種“人和物”的溝通，就是該行業(yè)最常提到的“辦公協(xié)同”應(yīng)用的最核心部分。
知道了視頻會議系統(tǒng)的核心應(yīng)用和意義，就可以將這種技術(shù)系統(tǒng)與企業(yè)的“日常業(yè)務(wù)”，特別是“開會”流程整合起來。對此，還要以舉例的方式做具體說明：
比如，某企業(yè)遇到一個新客戶，提出了新的產(chǎn)品設(shè)計或者服務(wù)要求：這不僅需要銷售部門和技術(shù)開發(fā)部門做出表態(tài)，由于要引入新的研發(fā)設(shè)計，便會產(chǎn)生更高的服務(wù)成本，這就需要企業(yè)主管甚至老總拍板。但是，不巧的是，銷售團(tuán)隊在北京、技術(shù)團(tuán)隊在上海，老總休假去了三亞。為了最多一天半天，甚至一個小時就能完成的會議，著實不值得將三地人員大費周章的集中到一起。
這時候，視頻會議系統(tǒng)就可以發(fā)揮作用了。比如，采用廈門億聯(lián)公司專為中小企業(yè)定制的yealink VC400系統(tǒng)，主系統(tǒng)MCU VC400部署在上海的研發(fā)部門會議室；一個VC120分支系統(tǒng)部署在北京銷售部門會議室；另一個分支系統(tǒng)部署在上海研發(fā)部門的實驗和展示中心。而遠(yuǎn)在三亞的老總則使用3G視頻手機(jī)和電腦PC接入會議系統(tǒng)。在系統(tǒng)中研發(fā)和銷售部門可以分別發(fā)言，同時研發(fā)部門可以展示項目改進(jìn)的模擬效果。每個部門和參與者可以應(yīng)用該套系統(tǒng)的雙屏功能，同時觀看人物發(fā)言視頻、文檔材料和實物展現(xiàn)。最后，公司老總可以具體的在項目文件上“圈點勾畫”給出最終的決策意見。同時，這一系列的過程，可以再任何的一個客戶端，VC400或者VC120系統(tǒng)上形成完整錄像。
以上這個例子，具體說明了視頻會議用于一般會議流程時“每一部分、每一步驟具體做什么”。作為系統(tǒng)使用者，客戶最需要了解和思考的既是，到底自己的那些業(yè)務(wù)有需要、也能夠裝入“視頻會議”，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行產(chǎn)品選購。
解決這個問題就需要再回到“如何開會”的話題：這個問題可以細(xì)分為如下情況。1.會議是傳達(dá)型的會議，核心領(lǐng)導(dǎo)講話、部門領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)即完畢；2.會議是討論性的會議，有很多即時的發(fā)言、具體文件，物品的展示；3.會議是學(xué)習(xí)型的會議，主要是主講人發(fā)言，輔助部分人員的提問，展示多以文件為主；4.會議是臨時性的會議，隨時有新的人員加入，甚至有其他通信手段和系統(tǒng)加入；5會議是流水型的會議，主要會議主持人員不動，但是其它會議參與者獨立分組加入，相當(dāng)于多個會議連續(xù)開；6.會議以現(xiàn)場觀摩為主，需要多種通信支持，雙屏雙流顯示，移動通信支持；7.會議是危機(jī)處理和決策性的，需要特種設(shè)備信號支持和多種通信系統(tǒng)支持……等等。
以上這些分類，難以概括所有的會議系統(tǒng)應(yīng)用場景。但是，由這些分析卻可歸納出一系列的產(chǎn)品應(yīng)用特點：首先是上文已經(jīng)提到的“多方人員溝通”、“人與物的溝通”、“雙屏雙流”、“多通信手段”等，但是除此之外還會有另一個問題，那就是系統(tǒng)兼容需求。這個兼容性主要包括兩方面的意義：一是，系統(tǒng)能擴(kuò)展功能，軟件不斷升級，融合更多的統(tǒng)一通信概念；二是此系統(tǒng)能和外部品牌的產(chǎn)品無縫連接、配合應(yīng)用。尤其是后者，對于好的視頻會議系統(tǒng)是必須的條件。
比如，企業(yè)銷售和研發(fā)部門可能同時需要與客戶溝通。但是客戶企業(yè)卻沒有“義務(wù)”采購?fù)耆粯拥囊曨l會議系統(tǒng)。在這種情況下，億聯(lián)V400系列產(chǎn)品就能發(fā)揮更好的應(yīng)用效果：該系統(tǒng)采用了H.264 High Profile算法、支持寬帶自適應(yīng)，在同等視頻質(zhì)量下節(jié)省50%的帶寬需求，能夠適應(yīng)“不同及更惡劣的寬帶環(huán)境”；該系統(tǒng)采用H.323和SIP雙協(xié)議，廣泛兼容其他主流視頻會議系統(tǒng)及終端、統(tǒng)一通信平臺及IP-PBX，讓用戶升級擴(kuò)容無憂；該系統(tǒng)更采用了能與視頻話機(jī)、移動終端（智能手機(jī)、Pad）實現(xiàn)互聯(lián)互通的多種通信系統(tǒng)融合技術(shù)，擴(kuò)大產(chǎn)品的外周應(yīng)用和兼容范疇。
融入既有的業(yè)務(wù)流程，滿足既有會議形式需求，同時具有更好的兼容和擴(kuò)展性：這是對一款好的視頻會議系統(tǒng)的最基本要求。如果還要針對中小企業(yè)用戶提出一些“進(jìn)階性”的需求，那么易于部署和維護(hù)、綜合成本低，性價比高將是另兩個必須的條件。在這方面，億聯(lián)VC400系列產(chǎn)品是不錯的表率。
目前，視頻會議系統(tǒng)已經(jīng)更為深入與廣泛的應(yīng)用到生產(chǎn)、生活和諸多管理領(lǐng)域。尤其是對于中小企業(yè)，降低差旅成本、提升溝通效率、助理企業(yè)發(fā)展，視頻會議正在成為必備的業(yè)務(wù)發(fā)展利器。選好、用好視頻會議，已經(jīng)是很多企業(yè)IT部門、各主要業(yè)務(wù)部門的“必修課”。本文的目的就在于用“如何開會”這樣一個最簡單的模式，告訴更多的消費客戶“高科技并不復(fù)雜”，選購應(yīng)用都可以如此簡單。
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